Day Sheet für Bands: Was reingehört

Was ein Day Sheet ist

Ein Day Sheet — auf Deutsch am ehesten „Tageszettel“ — ist das Ein-Seiten-Briefing für genau einen Auftrittstag. Eine Seite, alle Informationen, die an diesem Tag jemand brauchen könnte, in der Reihenfolge, in der sie gebraucht werden.

Bei großen Touren kommt es aus dem Produktionsbüro und liegt morgens im Hotel, im Bus und im Backstage. Bei Hobby- und Semi-Pro-Bands macht es meistens niemand — obwohl gerade diese Bands am wenigsten Puffer haben. Wer keinen Tourmanager, keinen Fahrer und keine Crew hat, ist besonders darauf angewiesen, dass die Info einmal richtig aufgeschrieben wurde.

Der entscheidende Unterschied zum Chat: Das Day Sheet ist ein Dokument, kein Verlauf. Es gibt immer nur eine gültige Version, und die kann man ausdrucken.

Die Bestandteile im Detail

1. Kopf: Datum, Band, Gig

Klingt banal, ist es nicht. Wenn drei Zettel im Bus liegen, muss man in einer Sekunde erkennen, welcher der von heute ist. Also: Wochentag und Datum groß, Bandname, Name der Veranstaltung und die Venue. Ein Band-Logo drauf schadet nicht — vor allem, wenn das Blatt auch beim Veranstalter landet.

2. Zeiten — von der Abfahrt bis zum Ende

Das Herzstück. In chronologischer Reihenfolge, nicht in wilder Sortierung:

• Abfahrt (Uhrzeit und Treffpunkt — Proberaum, Bahnhof, Adresse)
• Voraussichtliche Ankunft
• Load-in — ab wann darf eingeladen werden
• Line-Check / Soundcheck — und wie viel Zeit dafür wirklich da ist
• Doors — ab wann ist Publikum im Raum (danach ist Aufbauen vorbei)
• Stage-Time — der einzige wirklich unverhandelbare Wert
• Ende / Set-Länge — 45 Minuten, 2 × 60, Zugabe ja oder nein
• Load-out — wann kann abgebaut werden, wann muss die Bühne frei sein

Bei geteilten Bills gehört zusätzlich der Changeover rein: Wer spielt vor euch, wie lange ist der Wechsel, teilt ihr Backline.

3. Adressen — vollständig, nicht ungefähr

Drei Adressen, jeweils komplett mit Straße, Hausnummer, PLZ und Ort:

• Venue — und, wenn abweichend, die Anfahrt für den Load-in (Lieferanteneingang, Hinterhof, Bühnentor). Genau hier gehen die meisten Minuten verloren.
• Parken — wo darf der Bus stehen, gibt es einen Anhänger-Stellplatz, braucht ihr eine Ausnahmegenehmigung
• Hotel — inklusive Check-in-Zeiten und der Info, ob spätes Anreisen geht

Dazu die Entfernung und Fahrzeit — als echte Fahrstrecke, nicht Luftlinie, und mit realistischem Puffer für Baustellen und Pausen.

4. Kontakte — mit Rolle, nicht nur mit Namen

Eine Nummer ohne Rolle nützt nichts. Schreibt dazu, wofür die Person zuständig ist:

• Ansprechpartner Veranstalter (Handy, nicht die Festnetznummer vom Büro)
• Technik / FOH — der Mensch, den ihr beim Soundcheck braucht
• Bookerin oder Agentur, falls beteiligt
• Eure eigene Nummer für den Fall, dass ihr im Stau steht
• Wer aus der Band wann und womit anreist, wenn ihr getrennt fahrt

5. Besetzung des Abends

Wer spielt heute? Bei fester Besetzung eine Zeile, bei Aushilfen und wechselnder Technik eine ernstzunehmende Info: Die Aushilfe braucht den Zettel dringender als ihr, weil sie eure Routine nicht kennt.

6. Backline und Technik

Was steht vor Ort, was bringt ihr mit? Der häufigste Ärger am Gig-Tag entsteht in dieser Lücke:

• Gestellte Backline (Drumset — welche Teile? Amps? Piano?)
• Was ihr selbst mitbringt
• PA und Licht: gestellt oder eigenes
• Strom, Bühnengröße, Podeste
• Ob der Technical Rider und der Stage-Plan rausgeschickt und bestätigt wurden

Ein Rider, den ihr geschickt habt, ist nicht dasselbe wie ein Rider, den jemand gelesen hat. Notiert, wann er bestätigt wurde.

7. Verpflegung und Backstage

Catering ja/nein, Getränke, Essenszeiten, ob es einen abschließbaren Backstage-Raum gibt. Wer um 16 Uhr weiß, dass es um 18 Uhr Essen gibt, fährt nicht um 17 Uhr nochmal zur Tankstelle.

8. Gage und Abrechnung — intern

Vereinbarte Gage, Zahlungsweise (bar am Abend oder Rechnung), wer sie entgegennimmt, ob Fahrtkosten oder Übernachtung extra abgerechnet werden, GEMA-Zuständigkeit. Und ganz wichtig: Dieser Block gehört nicht auf die Version, die der Veranstalter bekommt. Dazu gleich mehr.

9. Merchandise

Wenn ihr Merch dabeihabt: Gibt es einen Stand, wer betreut ihn, muss die Venue prozentual beteiligt werden, gibt es Wechselgeld?

10. Notizen zum Abend

Ein kurzer Freitext-Block für alles Besondere: Set gekürzt auf 40 Minuten, kein Nebel erlaubt, Geburtstag der Veranstalterin, Fotograf kommt um 19 Uhr, Nachtruhe ab 22 Uhr draußen.

Typische Fehler

Zu viel drauf. Ein Day Sheet, das zwei Seiten braucht, wird nicht gelesen. Alles, was nicht am Tag selbst gebraucht wird, gehört woanders hin.

Ungefähre Angaben. „Ca. 2 Stunden Fahrt“ und „irgendwo hinterm Gebäude parken“ sind keine Informationen. Uhrzeit oder gar nichts.

Nur eine Version im Umlauf lassen, aber nicht sagen, welche. Wenn sich die Stage-Time ändert und drei Leute noch das alte PDF haben, ist das schlimmer als gar kein Zettel. Entweder ihr habt eine Quelle, die immer aktuell ist, oder ihr schreibt ein Änderungsdatum drauf.

Interne Zahlen auf der geteilten Version. Die Gage steht nicht auf dem Blatt, das an den Veranstalter oder den Techniker geht. Klingt selbstverständlich, passiert trotzdem ständig, weil einfach das ganze PDF weitergeschickt wird.

Erst am Vorabend anfangen. Dann fehlt genau die Info, für die man noch jemanden anrufen müsste — und um 22 Uhr geht niemand mehr ans Telefon.

Kein Fallback. Netz in Venues ist notorisch schlecht. Ein PDF auf dem Handy oder ein Ausdruck im Handschuhfach kostet nichts und rettet den Abend.

Wie oft braucht man das?

Nicht jeder Gig braucht ein volles Day Sheet. Für den Stammclub um die Ecke, in dem ihr zum zwölften Mal spielt, reicht die Stage-Time. Sinnvoll wird es, sobald mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Ihr wart noch nie da.
• Die Anfahrt ist länger als eine Stunde.
• Es spielen mehrere Bands.
• Es ist eine Aushilfe oder ein neuer Techniker dabei.
• Ihr übernachtet.
• Ihr fahrt in mehreren Autos.

Day Sheet automatisch statt von Hand

Der Grund, warum die meisten Bands kein Day Sheet haben, ist nicht Faulheit — es ist der Aufwand, für jeden Gig ein Dokument zu tippen, das fast nur aus Daten besteht, die ohnehin schon irgendwo stehen.

Genau da setzt Bandycal an: Ihr pflegt die Infos einmal am Gig, und das Day Sheet entsteht daraus. Alle Zeiten, die vollständige Adresse, Kontakt vor Ort, Hotel und die Besetzung des Abends auf einer Seite — inklusive der Abfahrtszeit ab eurem Proberaum, die aus der echten Fahrstrecke plus Puffer berechnet wird. Über „Drucken / PDF“ wird daraus das Blatt fürs Handschuhfach.

Was der Veranstalter braucht, geht als Veranstalter-Link raus: eine Seite mit Zeiten, Venue und Kontakt, ohne Login und ohne Anhang-Pingpong — und die Gage bleibt intern. Rider, Stage-Plan und Backdrop liegen zentral in den Unterlagen und lassen sich mit einem Tap per Mail rausschicken.

Bezahlt wird pro Band, nicht pro Kopf: ab 6,99 € im Monat für die ganze Besetzung. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ohne Zahlungsdaten.