Bandycal
Der Termin steht. Ab jetzt geht es nicht mehr darum, ob ihr spielt, sondern darum, dass am Gig-Tag niemand telefonieren muss. Wann müssen wir los? Wo ist der Load-in? Wann ist Soundcheck, wann Stage? Wer hat die Nummer vom Techniker? Und liegt der Rider eigentlich schon beim Veranstalter?
Große Produktionen haben dafür ein Produktionsbüro und ein Day Sheet. Bandycal gibt euch das Day Sheet — ohne Produktionsbüro. Ein Blatt, alle Zeiten, die Abfahrtszeit ab Proberaum automatisch ausgerechnet.
Ein Gig-Tag, von hinten geplant
Tourplanung funktioniert rückwärts. Ihr fangt bei der Stage-Time an und rechnet euch nach vorne bis zu dem Moment, in dem der Bus vor dem Proberaum steht.
Stage-Time
Der einzige Zeitpunkt, der wirklich nicht verhandelbar ist. Alles andere hängt daran. Sobald die Stage-Time steht — und vor allem, sobald sie sich ändert — muss das bei allen ankommen, nicht nur bei dem, der gerade mit dem Veranstalter telefoniert hat.
Soundcheck und Load-in
Zwischen Load-in und Stage liegt der Teil, den Bands am häufigsten unterschätzen: einladen, aufbauen, Line-Check, Soundcheck, umziehen, essen. Bei geteilten Bills kommt noch der Changeover dazu. Diese Zeiten gehören mit an den Gig, nicht in einen Chat — denn genau nach ihnen fragt am Gig-Tag jeder einzeln.
Anfahrt und Abfahrtszeit
Der klassische Streitpunkt: „Wann fahren wir los?“ Bandycal rechnet die Entfernung als echte Fahrstrecke von eurem Proberaum aus — keine Luftlinie — und leitet daraus mit Puffer die Abfahrtszeit ab. Ihr tragt eure Proberaum-Adresse einmal in den Einstellungen ein, den Rest macht die App. Am Gig-Tag steht da nicht „so gegen zwei“, sondern eine Uhrzeit.
Über „Route öffnen“ startet die Navigation direkt in Apple oder Google Karten — für alle die gleiche Adresse, auch für die zwei, die separat fahren.
Vor Ort: Kontakt, Hotel, Ende
Wer ist der Ansprechpartner an der Venue? Wer macht FOH? Wo ist das Hotel, und wann ist Schluss? Diese drei Infos entscheiden darüber, ob der Abend entspannt läuft oder ob jemand um 23 Uhr auf dem Parkplatz Telefonnummern sucht.
Was Bandycal daraus macht
Day Sheet — das Ein-Seiten-Briefing
Alle Zeiten, die vollständige Adresse, wer aus der Band dabei ist, Hotel und Kontakt vor Ort — auf einer Seite. Dazu die berechnete Abfahrtszeit ab Proberaum inklusive Puffer. Über Drucken / PDF wird daraus ein Blatt fürs Handschuhfach oder eine Datei, die ihr in die Bandgruppe schickt. Was in ein gutes Day Sheet gehört und welche Fehler sich rächen, steht ausführlich im Ratgeber Day Sheet für Bands.
Tourplan — die Übersicht über alles, was ansteht
Der Tourplan listet alle kommenden Gigs als saubere Tabelle: Datum, Gig, Venue, Stage-Time. Ideal, um in zehn Sekunden zu sehen, was in den nächsten Wochen läuft. Als PDF mit eurem Band-Logo geht er an die Aushilfe, den Techniker oder einfach an die Proberaum-Wand.
Veranstalter-Link — Schluss mit Anhang-Pingpong
Statt PDFs hin- und herzuschicken, erstellt ihr aus dem Gig heraus einen Link. Der Veranstalter oder Techniker öffnet eine Seite mit allen relevanten Infos — Zeiten, Venue, Kontakt — ohne Login. Interne Dinge wie die Gage bleiben intern; er sieht nur, was er sehen soll. Am schnellsten geht der Link per WhatsApp raus.
Der praktische Nebeneffekt: Der Veranstalter sieht immer den aktuellen Stand. Wenn sich der Load-in verschiebt, muss niemand ein neues PDF schicken.
Unterlagen — Rider, Stage-Plan, Backdrop
Technical Rider, Stage-Plan, Anfahrtsbeschreibung, Backdrop-Maße: einmal hochgeladen, immer griffbereit. Erlaubt sind PDF, Bilder, ZIP und mehr, bis 50 MB pro Datei. Ihr könnt Unterlagen direkt an einen Gig hängen und mit einem Tap per Mail an den Veranstalter senden — kein Suchen in alten Chats. Ein kleines Büroklammer-Symbol in der Gig-Liste zeigt euch, an welchen Terminen schon Unterlagen hängen.
Kalender-Abo — der Plan im gewohnten Kalender
Alle bestätigten Gigs und Optionen laufen per Abo in den Apple- oder Google-Kalender jedes Mitglieds. Einmal eingerichtet, danach immer aktuell — auch wenn sich zwei Tage vorher noch etwas verschiebt.
Jede dieser Funktionen Schritt für Schritt mit Screenshots: das Bandycal-Handbuch.
Rollen: wer darf was
Nicht jeder muss alles ändern können. In Bandycal hat jede Person eine Rolle:
- Admin — darf alles, inklusive Band-Einstellungen, Logo und Proberaum-Adresse.
- Tourmanager — kümmert sich um Gigs, Anfragen, Bestätigungen und Zeiten.
- Mitglied — sieht alle Gigs, stimmt bei Anfragen ab, hat alle Infos zum Gig-Tag.
Wer mehrere Bands betreut, hat sie alle in einem Account und wechselt per Tap — mit eigener Rolle pro Band. Techniker und Aushilfen kostet der Zugang nichts, das Abo zahlt die Band.
Häufige Fragen
Was ist ein Day Sheet?
Ein Day Sheet ist das Ein-Seiten-Briefing für einen Auftrittstag: Abfahrt, Anfahrt, Load-in, Soundcheck, Stage-Time, Ende, Adresse der Venue, Ansprechpartner vor Ort, Hotel und die Besetzung des Abends. Bei großen Touren kommt es aus dem Produktionsbüro, bei Hobby- und Semi-Pro-Bands macht es meistens niemand — obwohl genau diese Bands am wenigsten Puffer haben, wenn etwas schiefgeht.
Wie berechnet Bandycal die Abfahrtszeit?
Grundlage ist eure Proberaum-Adresse aus den Einstellungen. Bandycal ermittelt daraus die tatsächliche Fahrstrecke und Fahrzeit zur Venue — nicht die Luftlinie — und rechnet mit Puffer zurück von der Uhrzeit, zu der ihr vor Ort sein müsst. Herauskommt eine konkrete Uhrzeit, über die man nicht mehr diskutieren muss.
Sieht der Veranstalter unsere Gage?
Nein. Der Veranstalter-Link zeigt nur die Infos, die für den Abend relevant sind: Zeiten, Venue, Kontakt, auf Wunsch die Unterlagen. Interne Angaben wie die Gage bleiben in der App und tauchen auf der geteilten Seite nicht auf.
Können wir Day Sheet und Tourplan ausdrucken?
Ja. Beide gibt es über „Drucken / PDF“ als saubere Seite — mit eurem Band-Logo. Day Sheet fürs Handschuhfach oder für den Backstage-Spiegel, Tourplan zum Aushängen im Proberaum oder zum Weiterschicken an Technik und Aushilfen.
Funktioniert das auch ohne Internet?
Die zuletzt geladenen Gigs und Infos sind offline verfügbar — das reicht in aller Regel für den Gig-Tag, auch in Venues mit schlechtem Empfang. Abstimmungen werden offline gespeichert und automatisch nachgesendet, sobald wieder Netz da ist. Für den absoluten Notfall: das Day Sheet vorher als PDF sichern oder ausdrucken.
Lohnt sich das für eine Band, die zehn Gigs im Jahr spielt?
Das entscheidet ihr am besten selbst — deshalb sind die ersten 30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Preislich sind es 6,99 € im Monat für Bands bis 10 Mitglieder und 12,99 € bis 30 Mitglieder, jeweils für die ganze Band, nicht pro Kopf. Beide Stufen enthalten den vollen Funktionsumfang und unbegrenzt viele Gigs.